L’iniziativa dell’Organismo di Vigilanza

giovedì, Marzo 3rd, 2011

Dal sito di Logica dei Sistemi  riprendiamo un interessante articolo sul tema dell'iniziativa dell'organismo di Vigilanza.

 

L'organismo di Vigilanza, recita il decreto legislativo 231 del 2001 in tema di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, deve essere dotato di “autonomi poteri di iniziativa“. E evidente che, con una citazione cinefila, “da un grande potere derivano grandi responsabilità” e che, quindi, è sottinteso che l'Organismo di Vigilanza abbia il dovere di attivarsi in maniera tempestiva, efficace ed efficiente.

Non si vuole, in questo articolo, entrare nel merito di un'eventuale responsabilità penale dell'Organismo di Vigilanza (per omesso impedimento di reato …), soprattutto in relazione alla normativa in materia di antiriciclaggio che la prevede esplicitamente.

Lo scopo di questo testo è la definizione delle modalità operative affinché tale potere di iniziativa abbia la possibilità di essere esercitato con le tre qualità anzidette.

Il primo passo è quello di definire quali eventi fungono da trigger dell'iniziativa dell'OdV. 

Questi eventi possono essere di tre tipologie: notizie generiche, notizie relative a violazioni del modello e notizie di schemi sospetti.

Nella categoria delle notizie generiche rientrano:

  • articoli di stampa o, in generale, dei mass media
  • atti giudiziari
  • voci o notizie giunte oralmente
  • alert sulla Rete (es. Google Alert) o feed RSS 
  • richieste informali di pareri 

Si noti la distinzione effettuata tra i mezzi di comunicazione di massa e la Rete in quanto quest'ultima consente una notevole automazione del processo di selezione e filtraggio delle notizie di interesse (si pensi alle potenzialità del servizio Alert di Google, ad esempio). 

Nelle notizie relative violazioni del modello dovranno essere considerate:

  • denunce / segnalazioni di violazioni del modello così come di leggi che possano implicare fattispecie di reato 231.
  • richieste di chiarimenti all'OdV

Salvo la disponibilità di fatti oggettivi, è sottinteso che dovranno essere prese in considerazione solo denunce non anonime.

Per quanto riguarda le notizie di schemi sospetti si sta qui ipotizzando l'esistenza di un sistema informativo a servizio dell'Organismo di Vigilanza in cui sia possibile, mediante funzioni di data mining o sulla base dell'esperienza, definire degli schemi il cui presentarsi può indicare un sospetto di violazione del modello o di commissione di reati presupposto o ad essi preliminari. Ovviamente l'esistenza di tale sistema informativo non è né obbligatoria né diffusa (anzi, al contrario, è piuttosto rara) sebbene se ne possono trarre enormi vantaggi grazie all'elevata capacità di analisi automatica di tali sistemi.

A prescindere da quale notizia si sia acquisita, è necessario che l'Organismo di Vigilanza garantisca sia la corretta analisi sia l'attivazione delle eventuali azioni necessarie.

A questo punto l'OdV, ricevuta la notizia, ne effettuerà un'analisi che, in primis, porterà ad un esame dettagliato dei fatti riportati nella notizia, eventualmente eseguendo ispezioni, interviste o altro ancora con i personaggi coinvolti o informati dei fatti. Acquisite tutte queste informazioni aggiuntive, sarà possibile valutare la notizia e stabilire le eventuali azioni da intraprendere. L'ultimo passo sarà quello di archiviare la notizia per tenerne comunque futura memoria, possibilmente in modo da renderla fruibile anche a futuri membri dell'Organismo diversi da quelli attuali.

In pratica per ogni notizia si apre un'istruttoria che, come tutte le istruttorie, approfondisce i fatti, ne valuta la validità, definisce le azioni da intraprendere e quindi registra il tutto perché non se ne perda memoria.

Nel caso in cui l'Organismo di Vigilanza riscontri che la notizia possa essere relativa, con buona probabilità, ad una violazione, è importante, ai fini della tempestività della risposta, che l'organismo di vigilanza distingua il caso di violazioni ancora in atto da quello di violazioni non più in atto ma che potrebbero ripetersi in futuro e dall'ultimo che riguarda quelle “più uniche che rare”, ossia che verificatesi una volta è estremamente improbabile, se non impossibile, che si ripetano. Chiaramente alle prime andrà data una priorità molto elevata, alle seconde una priorità media e al terzo tipo una priorità più bassa.

Al fine di garantire una gestione efficace ed efficiente dell'istruttoria suddetta si suggerisce l'utilizzo di strumenti informatici quali quelli impiegati per il trouble ticketing o per il lead tracking: si tratta di strumenti che consentono di implementare in maniera fortemente automatizzata, aperta alla collaborazione di numerose persone e molto tutelata dal punto di vista della riservatezza, un protocollo di istruttoria, ossia un processo che porti, passo dopo passo, a tracciare tutte le informazioni in un sistema unico e a garantire, mediante un meccanismo di timeout e di escalation, che nessuna istruttoria vada smarrita o trascurata per troppo tempo.

Logica dei Sistemi dell'ing. Luca Lezzerini è a disposizione di chiunque fosse interessato sia per inserire propri consulenti in Organismi di Vigilanza allo scopo di fornire un know-how tecnico ed organizzativo, sia per automatizzare le funzioni di iniziativa dell'OdV, mediante sistemi per la ricerca di schemi sospetti o di gestione dell'istruttoria.